Bonne nouvelle, administrateurs ! Vous pouvez importer tous vos apprenants en une seule fois plutôt que de les inviter individuellement. Il vous suffit d'ajouter leurs informations dans un fichier CSV et de télécharger le fichier sur votre compte. Poursuivez votre lecture pour en savoir plus.

1. Obtenez le modèle d'importation
2. Création d'un fichier CSV
3. Envoyer le fichier CSV
4. Gérer les groupes via CSV

Étape 1 - Obtenir le modèle d'importation

Pour garantir la fluidité de votre importation, nous vous recommandons d'utiliser notre modèle. Voici comment le télécharger.

1. Dans Reach 360, accédez à Gérer > Personnes > Utilisateurs.
2. Cliquez sur Importer.
3. Cliquez sur Télécharger notre modèle pour télécharger le modèle.

Vous pouvez également créer le vôtre, mais il devra correspondre à l'exemple ci-dessous.

Conseil : Si vous avez déjà utilisé notre modèle et que vous avez rencontré des problèmes de téléchargement, assurez-vous d'utiliser la dernière version en téléchargeant une nouvelle copie.

Étape 2 - Création d'un fichier CSV

Maintenant que vous disposez d'un modèle, vous devez créer un fichier CSV (séparé par des virgules) répertoriant les informations de vos apprenants.

Remarque : Seuls les apprenants peuvent être ajoutés via l'importation CSV. Vous pouvez télécharger des auteurs et des administrateurs en bloc dans la console de gestion de compte Articulate 360.

Ajoutez les prénoms, les noms de famille, les adresses e-mail et les groupes des apprenants à une feuille de calcul, comme indiqué ci-dessous :

Enregistrez ensuite la feuille de calcul sous forme de fichier CSV. (Excel peut vous avertir que certaines fonctionnalités ne fonctionneront pas dans un fichier CSV et vous demander de confirmer que vous souhaitez continuer à utiliser ce format de fichier. Cliquez sur Oui.)

Voici quelques conseils pour travailler avec des fichiers CSV :

• Ne vous inquiétez pas si vous importez un grand nombre d'apprenants à la fois. N'oubliez pas que, pour les essais de Reach 360, vous ne pouvez pas avoir plus de 250 invitations en attente à la fois.
• Reach 360 ignore les entrées pour les e-mails dupliqués et déjà enregistrés. Si vous incluez un e-mail plusieurs fois dans la feuille de calcul ou si un utilisateur de votre compte est enregistré avec cet e-mail, cet apprenant ne recevra pas d'invitations supplémentaires et les modifications que vous apportez dans le fichier CSV à ses inscriptions de groupe ne seront pas mises à jour.
• Les informations contenues dans les cellules du prénom, du nom de famille et de l'adresse e-mail ne peuvent pas dépasser 50 caractères chacune. La cellule des groupes ne peut pas comporter plus de 100 personnages.
• Un prénom, un nom de famille et une adresse e-mail sont requis pour chaque inscription.
• La colonne Groupes n'est pas obligatoire.

Mettre à jour les champs personnalisés du profil de l'apprenant

Pour mettre à jour les champs de profil d'apprenant personnalisés pour les apprenants existants, ajoutez des colonnes intitulées Personnalisé : nom du champ à votre CSV, en remplaçant le nom de vos champs personnalisés dans chaque colonne. Cette option n'est disponible que pour les apprenants existants. Vous ne pouvez pas ajouter de valeurs de champs de profil d'apprenant pour les apprenants ajoutés via CSV.

Par exemple, un champ d'anniversaire personnalisé a été ajouté à la page d'inscription de votre apprenant après l'inscription de Sally à Reach 360. James est ajouté à Reach 360. Ajoutez la colonne Custom : Birthday au CSV et saisissez la réponse de Sally. James fournira ces informations lors de son inscription, alors laissez sa colonne vide.

Étape 3 - Envoyer le fichier CSV

1. Dans Reach 360, accédez à Gérer > Personnes > Utilisateurs.
2. Cliquez sur Importer.
3. Cliquez sur Envoyer un fichier CSV, accédez à votre fichier CSV, puis cliquez sur Ouvrir.
4. Le nombre de nouveaux apprenants à ajouter et les modifications apportées aux apprenants existants s'affichent. Cliquez sur Importer les modifications pour continuer. Vous pouvez également remplacer le fichier CSV par un autre.
5. Cliquez sur Terminé.

Après avoir chargé un fichier CSV, vous verrez combien d'apprenants ont été importés et combien d'apprenants existants ont été modifiés, ainsi que le nombre d'erreurs (le cas échéant) survenues. Cliquez sur Voir les détails pour télécharger un fichier CSV annoté contenant les erreurs d'importation.

Lorsque vous cliquez sur OK, tous les apprenants importés reçoivent une invitation à rejoindre votre compte. Vous pouvez suivre leurs invitations via l'onglet En attente. Si un apprenant en attente reçoit un e-mail d'invitation, il peut ignorer l'invitation dupliquée.

4. Gérer l'appartenance à un groupe avec CSV

Vous pouvez également gérer les adhésions à vos groupes via CSV. Dans l'onglet Groupe, sélectionnez un groupe dans la liste et cliquez sur le bouton Importer. Pour ajouter des utilisateurs, cliquez sur Envoyer un fichier CSV, accédez à votre fichier CSV, puis cliquez sur Ouvrir, comme dans l'onglet Utilisateurs. Si l'utilisateur n'a pas de compte, il recevra une invitation par e-mail. Les utilisateurs en attente sont ajoutés au groupe une fois qu'ils ont accepté leur invitation. S'ils ont déjà un compte, ils recevront un e-mail contenant des informations sur la formation à laquelle ils se sont automatiquement inscrits.

Vous pouvez également supprimer des utilisateurs du groupe via la méthode d'importation CSV. Avant de rechercher votre fichier, sélectionnez l'option Supprimer tous les utilisateurs... Lorsque le CSV est chargé, tous les membres du groupe qui ne figurent pas dans le fichier sont supprimés (cela ne les supprime pas de votre compte Reach 360).