Administre a los usuarios de Frontline en una consola única y fácil de usar que funciona para todo su equipo. Invita a miembros, asigna permisos y realiza un seguimiento de las invitaciones enviadas, todo desde una interfaz intuitiva. En este artículo, te orientarás sobre la página de administración de equipos y, después, aprenderás a usarla paso a paso.

• Accede a la página del equipo y navega por ella
  • Usa las opciones de búsqueda y filtro
• Personas: administre los usuarios y los permisos
  • Invita a los usuarios
  • Administra los permisos
  • Eliminar miembros y administrar su contenido
• Grupo: administre grupos de primera línea
• Invitaciones: supervise y administre las invitaciones

Accede a la página del equipo y navega por ella

La gestión de tu equipo comienza directamente en tu navegador web. Ve a https://id.articulate.com/redirect/manage e inicia sesión en tu dirección de correo electrónico y contraseña de Articulate ID. Haz clic en Equipo en la parte izquierda de la pantalla.

En la parte superior de la página, verás el nombre de tu equipo y la fecha de renovación.

Debajo, aparece una lista de todos los miembros del equipo y sus permisos actuales, organizados alfabéticamente por nombre. Los permisos se muestran como distintivos junto al nombre de cada miembro. Consulte la siguiente tabla para entender los permisos y las tareas.

Los miembros con permisos de propietario de cuenta, administrador principal o administrador ven tres pestañas (Personas, Grupos e Invitaciones) encima de la lista de miembros del equipo. Los usuarios de Frontline que no son administradores no ven estas pestañas, pero ven la lista de todos los miembros del equipo.

Usa las opciones de búsqueda y filtro

Todos los miembros del equipo pueden utilizar la herramienta de búsqueda situada encima de la lista para buscar a otros miembros. Aquí te explicamos cómo hacerlo:

Escribe un nombre o una dirección de correo electrónico en el campo Buscar personas de la parte superior. Los resultados aparecen a medida que escribes. Elimine el término de búsqueda para volver a la lista completa.

Los filtros te permiten reducir la lista para ver solo los miembros con permisos de creación o administración.

Personas: administre los usuarios y los permisos

Solo los miembros con permisos de administrador principal o de administrador pueden invitar a los usuarios al equipo, administrar los permisos y eliminar usuarios (y administrar su contenido).

Invita a usuarios

Comience invitando a nuevos usuarios al equipo y gestionando sus permisos. Tienes tres opciones:

• Activa un enlace de invitación para registrarte automáticamente
• Envía una invitación desde la pestaña Personas
• Envía un correo electrónico desde la pestaña Grupos

A continuación, analizaremos cada una de las opciones.

Habilita un enlace de invitación para registrarte automáticamente

La forma más sencilla de agregar nuevos usuarios es generar un enlace de invitación, compartirlo con sus colegas y permitir que se registren automáticamente en su equipo de Frontline, como se describe a continuación. Las personas que se unan a su equipo a través de un enlace de invitación pueden crear contenido de formación. Si también quieres que administren otros usuarios y grupos, puedes editar sus permisos una vez que se unan a tu equipo. Sigue estos pasos:

1. Ve a la pestaña Grupos, haz clic en la lista desplegable Invitar y selecciona Habilitar el enlace de invitación.
   • Actualmente, el enlace de invitación permite a las personas unirse al grupo predeterminado de Frontline.
   • Próximamente, podrás crear grupos personalizados y generar un enlace de invitación diferente para cada uno de ellos.
2. Cuando se abra el panel Administrar enlaces de invitación, haz clic en el botón Activar enlace de invitación.
3. Copia el enlace de invitación generado y compártelo con tu equipo mediante la herramienta de comunicación que prefieras: correo electrónico, Slack, Microsoft Teams, etc.
   • Si quieres volver a generar el enlace, haz clic en el botón Generar nuevo enlace (tiene un icono de actualización). El enlace de invitación anterior ya no funcionará.
   • Si quieres desactivar el enlace de invitación por completo, vuelve a hacer clic en el botón Activar enlace de invitación.

Cuando alguien haga clic en tu enlace de invitación, se le pedirá que introduzca su dirección de correo electrónico para unirse a tu equipo de Frontline. Luego, recibirá un correo electrónico pidiéndole que cree una cuenta o, si ya tiene una, que acepte su invitación para unirse al equipo. El correo electrónico incluirá la dirección de correo electrónico del administrador principal en caso de que el invitado tenga preguntas o necesite ayuda.

Envía una invitación desde la pestaña Personas

Ve a la pestaña Personas, haz clic en el botón Invitar a personas y sigue los pasos que se indican a continuación:

1. Introduce la dirección de correo electrónico del usuario en el campo Correo electrónico.
2. Si desea agregar más usuarios con los mismos permisos, haga clic en el botón con el signo más (+) situado debajo del campo. Introduzca sus direcciones de correo electrónico, un usuario para cada campo.
3. Haga clic en los botones de Crear y/o Administrar correspondientes para conceder permisos a los nuevos usuarios. Consulta las descripciones que aparecen a continuación para mostrar cada botón.
   • Crear: active esta opción para conceder a los usuarios permiso para generar y editar kits y artefactos de formación, traducir kits para equipos globales y compartir el contenido de formación con el público.
   • Administrar: activa esta opción para permitir a los administradores administrar todos los miembros del equipo y la configuración de suscripción en la cuenta.
4. Haz clic en Enviar invitación para guardar la configuración y enviar notificaciones a los miembros invitados.

Envía un correo electrónico desde la pestaña Grupos

También puedes enviar invitaciones por correo electrónico desde la pestaña Grupos, y el proceso es casi idéntico al de los pasos anteriores para la pestaña Personas.

1. Ve a la pestaña Grupos, haz clic en la lista desplegable Invitar y selecciona Enviar correo electrónico.
2. Introduzca la dirección de correo electrónico del usuario en el campo Correo electrónico.
3. Si desea agregar más usuarios con los mismos permisos, haga clic en el botón con el signo más (+) situado debajo del campo. Introduzca sus direcciones de correo electrónico, un usuario para cada campo.
4. Haga clic en los botones de Crear y/o Administrar correspondientes para conceder permisos a los nuevos usuarios. Consulta las descripciones que aparecen a continuación para mostrar cada botón.
   • Crear: active esta opción para conceder a los usuarios permiso para generar y editar kits y artefactos de formación, traducir kits para equipos globales y compartir el contenido de formación con el público.
   • Administrar: activa esta opción para permitir a los administradores administrar todos los miembros del equipo y la configuración de suscripción en la cuenta.
5. Haz clic en Enviar invitación para guardar la configuración y enviar notificaciones a los miembros invitados.

Administra los permisos

Para modificar el permiso de un miembro del equipo, sigue estos pasos:

1. Haz clic en su nombre en la lista para abrir la barra lateral de edición de permisos.
   • Los miembros con permisos de administrador principal o de administrador pueden actualizar varios usuarios a la vez seleccionando las casillas de verificación situadas junto a sus nombres.
2. Activa o desactiva los permisos disponibles según sea necesario:
   • Crear: active esta opción para conceder a los usuarios permiso para generar y editar kits y artefactos de formación, traducir kits para equipos globales y compartir el contenido de formación con el público.
   • Administrar: activa esta opción para permitir a los administradores administrar todos los miembros del equipo y la configuración de suscripción en la cuenta.
3. Haz clic en Guardar en la parte inferior de la barra lateral para completar el proceso.

Nota: Si desactivas o eliminas los permisos de creador de Frontline, tendrás que transferir el contenido de ese miembro del equipo a otro miembro del equipo. Haz clic en el campo Transferir a para seleccionar a un miembro del equipo como el nuevo propietario del contenido compartido del usuario eliminado. Puedes escribir las primeras letras del nombre del destinatario para filtrar la lista. O bien, si prefieres no transferir su contenido a nadie, selecciona Ninguno - No transferir contenido para mantener el contenido en un estado «sin propietario»:

• Si la persona a la que quieres transferir el contenido aún no se ha unido al equipo, invítala al equipo y asígnale permisos de usuario de Frontline antes de eliminar al usuario anterior. Puedes transferirles contenido cuando acepten tu invitación para unirse al equipo.
• Obtén más información sobre cómo administrar el contenido cuando los usuarios abandonan tu equipo.

Elimina miembros y gestiona su contenido

Para eliminar a un miembro del equipo, sigue estos pasos:

1. Haz clic en su nombre en la lista para abrir la barra lateral de edición de permisos.
   • Los miembros con permisos de administrador principal o de administrador pueden eliminar varios usuarios a la vez seleccionando las casillas de verificación situadas junto a sus nombres. Tenga en cuenta que el contenido creado por los usuarios seleccionados solo se puede transferir a un único miembro.
2. Haz clic en el enlace Eliminar de la suscripción en la parte inferior de la barra lateral.
3. Si el miembro del equipo tenía permisos de creador, haz clic en el campo Transferir a para seleccionar a un miembro del equipo como el nuevo propietario del contenido compartido del usuario eliminado. Puedes escribir las primeras letras del nombre del destinatario para filtrar la lista. O bien, si prefieres no transferir su contenido a nadie, selecciona Ninguno: no transferir contenido para mantener el contenido en un estado «sin dueño».
   • Si la persona a la que quieres transferir contenido aún no se ha unido al equipo, invítala al equipo y asígnale permisos de usuario de Frontline antes de eliminar al usuario anterior. Puedes transferirles contenido cuando acepten tu invitación para unirse al equipo.
   • Obtén más información sobre cómo administrar el contenido cuando los usuarios abandonan tu equipo.
4. Haz clic en Eliminar usuario para completar el proceso.

Grupos: administre grupos de primera línea

Todos los miembros del equipo pertenecen al grupo de primera línea predeterminado. Los miembros con permisos de administrador principal o de administrador pueden habilitar un enlace de invitación, lo que permite que cualquier persona con el enlace se registre automáticamente y se una al grupo predeterminado de tu equipo.

Para habilitar y administrar el enlace de invitación:

1. Ve a la pestaña Grupos, haz clic en la lista desplegable de invitaciones y selecciona Habilitar el enlace de invitación.
   • Actualmente, el enlace de invitación permite a las personas unirse al grupo predeterminado de Frontline.
   • Próximamente, podrás crear grupos personalizados y generar un enlace de invitación diferente para cada uno de ellos.
2. Cuando se abra el panel Administrar enlaces de invitación, haz clic en el botón Activar enlace de invitación.
3. Copia el enlace de invitación generado y compártelo con tu equipo mediante la herramienta de comunicación que prefieras: correo electrónico, Slack, Microsoft Teams, etc.
   • Si quieres volver a generar el enlace, haz clic en el botón Generar nuevo enlace (tiene un icono de actualización). El enlace de invitación anterior ya no funcionará.
   • Si quieres desactivar el enlace de invitación por completo, debes desactivar el enlace Activar invitación.

Cuando alguien haga clic en tu enlace de invitación, se le pedirá que introduzca su dirección de correo electrónico para unirse a tu equipo de Frontline. Luego, recibirá un correo electrónico pidiéndole que cree una cuenta o, si ya tiene una, que acepte su invitación para unirse al equipo. El correo electrónico incluirá la dirección de correo electrónico del propietario de la cuenta en caso de que el invitado tenga preguntas o necesite ayuda.

Invitaciones: Supervise y administre las invitaciones

Ahora que hemos investigado las pestañas Personas y Grupos, pasemos a la pestaña Invitaciones.

Ve a la pestaña Invitaciones para ver lo siguiente:

• Direcciones de correo electrónico de los usuarios que no aceptaron o rechazaron la invitación
• Permisos asignados a cada usuario invitado
• El miembro que los invitó
• La fecha en que se envió la invitación y cuándo caducará

Los usuarios invitados reciben una notificación por correo electrónico cuando se añaden por primera vez al equipo y cuando se les asignan los permisos de creador. Deben iniciar sesión en https://id.articulate.com/redirect/account para aceptar la invitación y unirse al equipo, pero también pueden rechazarla.

Los miembros del equipo con permisos de administrador principal o de administrador pueden administrar todas las invitaciones pendientes, tal y como se describe a continuación.