Gérez les utilisateurs de Frontline dans une console unique et facile à utiliser qui fonctionne pour l'ensemble de votre équipe. Invitez des membres, attribuez des autorisations et suivez les invitations envoyées, le tout à partir d'une seule interface intuitive. Dans cet article, vous serez orienté vers la page de gestion d'équipe, puis vous apprendrez à l'utiliser, étape par étape.

• Accédez à la page de l'équipe et naviguez
  • Utiliser les options de recherche et de filtrage
• Personnes : gestion des utilisateurs et des autorisations
  • Inviter des utilisateurs
  • Gérer les autorisations
  • Supprimer des membres et gérer leur contenu
• Groupe : Gérer les groupes de première ligne
• Invitations : surveillez et gérez les invitations

Accédez à la page de l'équipe et naviguez

La gestion de votre équipe commence directement dans votre navigateur Web. Accédez à https://id.articulate.com/redirect/manage et connectez-vous à l'aide de votre adresse e-mail et de votre mot de passe Articulate ID. Cliquez sur Équipe sur le côté gauche de l'écran.

En haut de la page, vous verrez le nom de votre équipe et la date de renouvellement.

En dessous, une liste de tous les membres de l'équipe et de leurs autorisations actuelles apparaît, organisée par ordre alphabétique par prénom. Les autorisations s'affichent sous forme de badges à côté du nom de chaque membre. Reportez-vous au tableau suivant pour comprendre les autorisations et les tâches.

Les membres disposant des autorisations de propriétaire du compte, d'administrateur principal ou d'administrateur voient trois onglets (Personnes, Groupes et Invitations) au-dessus de la liste des membres de l'équipe. Les utilisateurs non administrateurs de Frontline ne voient pas ces onglets, mais ils voient la liste de tous les membres de l'équipe.

Utiliser les options de recherche et de filtrage

Tous les membres de l'équipe peuvent utiliser l'outil de recherche situé au-dessus de la liste pour trouver d'autres membres. Voici comment procéder :

Entrez un nom ou une adresse e-mail dans le champ Rechercher des personnes en haut. Les résultats apparaissent au fur et à mesure que vous tapez. Supprimez votre terme de recherche pour revenir à la liste complète.

Les filtres vous permettent de réduire la liste pour n'afficher que les membres disposant d'autorisations de création ou de gestion.

Personnes : gestion des utilisateurs et des autorisations

Seuls les membres disposant d'autorisations d'administrateur principal ou d'administrateur peuvent inviter des utilisateurs à rejoindre l'équipe, gérer les autorisations et supprimer des utilisateurs (et gérer leur contenu).

Inviter des utilisateurs

Commencez par inviter de nouveaux utilisateurs dans l'équipe et gérez leurs autorisations. Trois options s'offrent à vous :

• Activer un lien d'invitation pour l'auto-inscription
• Envoyer une invitation depuis l'onglet Contacts
• Envoyer un e-mail depuis l'onglet Groupes

Nous allons passer en revue chaque option ci-dessous.

Activer un lien d'invitation pour l'auto-inscription

Le moyen le plus simple d'ajouter de nouveaux utilisateurs est de générer un lien d'invitation, de le partager avec vos collègues et de leur permettre de s'inscrire eux-mêmes dans votre équipe Frontline, comme décrit ci-dessous. Les personnes qui rejoignent votre équipe via un lien d'invitation peuvent créer du contenu de formation. Si vous souhaitez également qu'ils gèrent d'autres utilisateurs et groupes, vous pouvez modifier leurs autorisations une fois qu'ils ont rejoint votre équipe. Suivez les étapes suivantes :

1. Accédez à l'onglet Groupes, cliquez sur la liste déroulante Inviter, puis sélectionnez Activer le lien d'invitation.
   • Actuellement, le lien d'invitation permet aux utilisateurs de rejoindre le groupe Frontline par défaut.
   • Bientôt, vous pourrez créer des groupes personnalisés et générer un lien d'invitation différent pour chacun d'entre eux.
2. Lorsque le panneau Gérer les liens d'invitation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer le lien d'invitation.
3. Copiez le lien d'invitation généré et partagez-le avec votre équipe à l'aide de votre outil de communication préféré : e-mail, Slack, Microsoft Teams, etc.
   • Si vous souhaitez régénérer le lien, cliquez sur le bouton Générer un nouveau lien (il comporte une icône d'actualisation). Le lien d'invitation précédent ne fonctionnera plus.
   • Si vous souhaitez désactiver complètement le lien d'invitation, cliquez à nouveau sur le bouton Activer le lien d'invitation.

Lorsque quelqu'un clique sur votre lien d'invitation, il est invité à saisir son adresse e-mail pour rejoindre votre équipe Frontline. Ils recevront ensuite un e-mail les invitant à créer un compte ou, s'ils en ont déjà un, à accepter votre invitation à rejoindre l'équipe. L'e-mail inclura l'adresse e-mail de l'administrateur principal au cas où l'invité aurait des questions ou aurait besoin d'aide.

Envoyer une invitation depuis l'onglet Contacts

Accédez à l'onglet Personnes, cliquez sur le bouton Inviter des personnes et suivez les étapes ci-dessous :

1. Entrez l'adresse e-mail de l'utilisateur dans le champ E-mail.
2. Si vous souhaitez ajouter d'autres utilisateurs dotés des mêmes autorisations, cliquez sur le bouton plus (+) situé sous le champ. Entrez leur adresse e-mail, un utilisateur pour chaque champ.
3. Cliquez sur les boutons Créer et/ou Gérer correspondants pour accorder des autorisations aux nouveaux utilisateurs. Reportez-vous aux descriptions ci-dessous pour chaque bascule.
   • Créer : activez cette option pour autoriser les utilisateurs à générer et à modifier des kits de formation et des artefacts, à traduire des kits pour des équipes internationales et à partager du contenu de formation avec le public.
   • Gérer : activez cette option pour permettre aux administrateurs de gérer tous les membres de l'équipe et les paramètres d'abonnement sur l'ensemble du compte.
4. Cliquez sur Envoyer une invitation pour enregistrer les paramètres et envoyer des notifications aux membres invités.

Envoyer un e-mail depuis l'onglet Groupes

Vous pouvez également envoyer des invitations par e-mail depuis l'onglet Groupes, et le processus est presque identique aux étapes ci-dessus pour l'onglet Personnes.

1. Accédez à l'onglet Groupes, cliquez sur la liste déroulante Inviter, puis sélectionnez Envoyer un e-mail.
2. Entrez l'adresse e-mail de l'utilisateur dans le champ E-mail.
3. Si vous souhaitez ajouter d'autres utilisateurs dotés des mêmes autorisations, cliquez sur le bouton plus (+) situé sous le champ. Entrez leur adresse e-mail, un utilisateur pour chaque champ.
4. Cliquez sur les boutons Créer et/ou Gérer correspondants pour accorder des autorisations aux nouveaux utilisateurs. Reportez-vous aux descriptions ci-dessous pour chaque bascule.
   • Créer : activez cette option pour autoriser les utilisateurs à générer et à modifier des kits de formation et des artefacts, à traduire des kits pour des équipes internationales et à partager du contenu de formation avec le public.
   • Gérer : activez cette option pour permettre aux administrateurs de gérer tous les membres de l'équipe et les paramètres d'abonnement sur l'ensemble du compte.
5. Cliquez sur Envoyer une invitation pour enregistrer les paramètres et envoyer des notifications aux membres invités.

Gérer les autorisations

Pour modifier l'autorisation d'un membre de l'équipe, procédez comme suit :

1. Cliquez sur leur nom dans la liste pour ouvrir la barre latérale Modifier les autorisations.
   • Les membres disposant d'autorisations d'administrateur principal ou d'administrateur peuvent mettre à jour plusieurs utilisateurs à la fois en cochant les cases à côté de leur nom.
2. Activez ou désactivez les autorisations disponibles selon vos besoins :
   • Créer : activez cette option pour autoriser les utilisateurs à générer et à modifier des kits de formation et des artefacts, à traduire des kits pour des équipes internationales et à partager du contenu de formation avec le public.
   • Gérer : activez cette option pour permettre aux administrateurs de gérer tous les membres de l'équipe et les paramètres d'abonnement sur l'ensemble du compte.
3. Cliquez sur Enregistrer en bas de la barre latérale pour terminer le processus.

Remarque : si vous désactivez ou supprimez les autorisations de créateur de Frontline, vous serez invité à transférer le contenu de ce membre de l'équipe à un autre membre de l'équipe. Cliquez sur le champ Transférer vers pour sélectionner un membre de l'équipe en tant que nouveau propriétaire du contenu partagé de l'utilisateur supprimé. Vous pouvez taper les premières lettres du nom du destinataire pour filtrer la liste. Ou, si vous préférez ne transférer leur contenu à personne, sélectionnez Aucun - Ne pas transférer de contenu pour conserver le contenu dans un état « non détenu » :

• Si la personne à qui vous souhaitez transférer du contenu n'a pas encore rejoint l'équipe, invitez-la à rejoindre l'équipe et attribuez d'abord des autorisations aux utilisateurs de Frontline avant de supprimer l'ancien utilisateur. Vous pouvez leur transférer du contenu lorsqu'ils acceptent votre invitation à rejoindre l'équipe.
• Apprenez-en davantage sur la gestion du contenu lorsque des utilisateurs quittent votre équipe.

Supprimer des membres et gérer leur contenu

Pour supprimer un membre de l'équipe, procédez comme suit :

1. Cliquez sur leur nom dans la liste pour ouvrir la barre latérale Modifier les autorisations.
   • Les membres disposant d'autorisations d'administrateur principal ou d'administrateur peuvent supprimer plusieurs utilisateurs à la fois en cochant les cases à côté de leur nom. Notez que le contenu créé par les utilisateurs sélectionnés ne peut être transféré qu'à un seul membre.
2. Cliquez sur le lien Supprimer de l'abonnement en bas de la barre latérale.
3. Si le membre de l'équipe avait des autorisations de créateur, cliquez sur le champ Transférer vers pour sélectionner un membre de l'équipe en tant que nouveau propriétaire du contenu partagé de l'utilisateur supprimé. Vous pouvez taper les premières lettres du nom du destinataire pour filtrer la liste. Ou, si vous préférez ne transférer leur contenu à personne, sélectionnez Aucun - Ne pas transférer de contenu pour que le contenu reste dans un état « non possédé ».
   • Si la personne à qui vous souhaitez transférer du contenu n'a pas encore rejoint l'équipe, invitez-la à rejoindre l'équipe et attribuez d'abord des autorisations aux utilisateurs de Frontline avant de supprimer l'ancien utilisateur. Vous pouvez leur transférer du contenu lorsqu'ils acceptent votre invitation à rejoindre l'équipe.
   • Apprenez-en davantage sur la gestion du contenu lorsque des utilisateurs quittent votre équipe.
4. Cliquez sur Supprimer l'utilisateur pour terminer le processus.

Groupes : gestion des groupes de première ligne

Tous les membres de l'équipe appartiennent au groupe Frontline par défaut. Les membres disposant d'autorisations d'administrateur principal ou d'administrateur peuvent activer un lien d'invitation, permettant à toute personne disposant du lien de s'inscrire elle-même et de rejoindre le groupe par défaut de votre équipe.

Pour activer et gérer le lien d'invitation :

1. Accédez à l'onglet Groupes, cliquez sur la liste déroulante Inviter, puis sélectionnez Activer le lien d'invitation.
   • Actuellement, le lien d'invitation permet aux utilisateurs de rejoindre le groupe Frontline par défaut.
   • Bientôt, vous pourrez créer des groupes personnalisés et générer un lien d'invitation différent pour chacun d'entre eux.
2. Lorsque le panneau Gérer les liens d'invitation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer le lien d'invitation.
3. Copiez le lien d'invitation généré et partagez-le avec votre équipe à l'aide de votre outil de communication préféré : e-mail, Slack, Microsoft Teams, etc.
   • Si vous souhaitez régénérer le lien, cliquez sur le bouton Générer un nouveau lien (il comporte une icône d'actualisation). Le lien d'invitation précédent ne fonctionnera plus.
   • Si vous souhaitez désactiver complètement le lien d'invitation, désactivez le lien d'invitation.

Lorsque quelqu'un clique sur votre lien d'invitation, il est invité à saisir son adresse e-mail pour rejoindre votre équipe Frontline. Ils recevront ensuite un e-mail les invitant à créer un compte ou, s'ils en ont déjà un, à accepter votre invitation à rejoindre l'équipe. L'e-mail inclura l'adresse e-mail du propriétaire du compte au cas où l'invité aurait des questions ou aurait besoin d'aide.

Invitations : surveillez et gérez les invitations

Maintenant que nous avons étudié les onglets Personnes et Groupes, passons à l'onglet Invitations.

Passez à l'onglet Invitations pour voir ce qui suit :

• Adresses e-mail des utilisateurs qui n'ont pas accepté ou refusé l'invitation
• Autorisations attribuées à chaque utilisateur invité
• Le membre qui les a invités
• Date d'envoi de l'invitation et date d'expiration

Les utilisateurs invités reçoivent une notification par e-mail lorsqu'ils sont ajoutés à l'équipe pour la première fois et lorsqu'ils reçoivent des autorisations de créateur. Ils doivent se connecter à https://id.articulate.com/redirect/account pour accepter l'invitation et rejoindre l'équipe, mais ils peuvent également refuser l'invitation.

Les membres de l'équipe disposant d'autorisations d'administrateur principal ou d'administrateur peuvent gérer toutes les invitations en attente, comme décrit ci-dessous.